Modèle d`une demande d`achat
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La commande d`achat (PO) est l`endroit où l`achat se produit. Une fois que le service d`achat ou d`approvisionnement a approuvé la demande d`achat et vous a donné les pouces figuratifs pour acheter vos biens et services souhaités, il émet une commande d`achat au fournisseur. Les commandes d`achat sont généralement créées à l`aide de systèmes d`achat électroniques comme PurchaseControl, qui permettent aux entreprises de suivre les POs et de les soumettre électroniquement. Encore une fois, les informations peuvent varier, mais les commandes d`achat comprennent généralement le nom de la société achetant les biens ou services, la description et la quantité des biens ou services, le prix, une adresse postale, les informations de paiement et les conditions, l`adresse de facturation, et un Numéro de bon de commande. Ce bon de commande est envoyé au vendeur pour lui notifier que l`acheteur souhaite acheter des biens. Si le fournisseur accepte la commande, il produit et livre la marchandise avec une facture. Le service de réception décompresse les marchandises et remet le rapport de réception au service de comptabilité qui a déjà la facture et le bon de commande. Lorsque tous ces documents sont d`accord, le service de comptabilité peut émettre un avis d`approbation de facture au caissier indiquant qu`un paiement peut être effectué au fournisseur. Les demandes d`achat sont un document utilisé lorsqu`un employé doit effectuer un achat ou une demande de commande au nom de sa société. Il s`agit d`un document qui est utilisé pour informer les gestionnaires de département ou le responsable des achats de la décision afin que le service des achats puisse commencer le processus d`achat. L`équipe des Finances utilisera également ce document pour coordonner les procédures de Reporting avec le département de la comptabilité ainsi. Il est probable que si votre organisation dispose d`un système d`achat manuel, de nombreux achats ont probablement eu lieu sans une demande d`achat ou une approbation correspondante. La réquisition et le logiciel de gestion de commande d`achat vous aideront à appliquer des règles d`affaires pour l`achat.
En lançant des workflows d`approbation automatisés et en éliminant la saisie des données, le logiciel d`approvisionnement optimise le pourcentage de commandes fournisseur qui proviennent d`une demande d`achat. L`augmentation de ce pourcentage garantira que les achats proposés sont à l`intérieur du budget et que les fournisseurs privilégiés sont utilisés, ce qui affectera directement votre résultat net. Bien sûr, juste parce que vous avez un système d`achat décentralisé ne signifie pas que vous abandez le contrôle sur l`achat-en particulier le contrôle sur si un achat correspond au budget de votre entreprise. La beauté du logiciel de bon de commande, c`est que les employés et les chefs de service peuvent utiliser le logiciel pour afficher la disponibilité budgétaire calculée lors de la saisie ou de l`approbation d`une demande d`achat. Si un élément réquisitionné est sur le budget, la solution signale automatiquement la demande d`achat pour le routage d`approbation de budget. Une fois que le gestionnaire approprié reçoit une notification pour le poste sur le budget, le gestionnaire peut soit l`approuver ou le rejeter. Des fonctionnalités comme celle-ci illustrent comment le logiciel d`approvisionnement est un excellent outil pour informer les employés et les gestionnaires sur leur budget et de garder toutes les tentatives d`achat de voyous dans le chèque. Si les lignes de demande d`achat sont examinées individuellement, le processus de révision doit être complété pour toutes les lignes de demande d`achat avant que le processus de workflow puisse passer à l`étape suivante, et avant que le processus de révision de la demande d`achat dans son ensemble puisse être Terminé.
